Sesja komercyjna w kilku krokach - od zapytania ofertowego ❓ do przelewu na koncie 💸 część 2.

W pierwszej części artykułu udało mi się dotrzeć tylko do spotkania z klientem i opisania pierwszych możliwych nieścisłości, które zawsze będą działały na Twoją niekorzyść. Wychodzę z założenia, że w stosunku do klienta trzeba być fair i dostarczyć jak najlepszy materiał, zgodnie z ustaleniami. Z drugiej strony, bycia fair jak najbardziej trzeba oczekiwać również od drugiej strony i nie możemy dać sobie wejść na głowę. W tym artykule znów opiszę kilka sytuacji, w których trzeba było wykazać się twardą skórą, jak również przeprowadzę Cię dalej przez proces komercyjnej sesji. Zapraszam do lektury!

**Twarda skóra - nie daj sobie wejść na głowę**

Klienci i agencje czasem mają dziwną tendencję zmiany ustaleń tuż przed sesją, lub po niej chyba licząc na to, że machniemy ręką i się ugniemy. Z jednej strony, trzeba wychodzić frontem do klienta, zrobić coś niestandardowego, czasem dorzucić coś gratis, ale nie może stać się to regułą, szczególnie od początku współpracy. Tu przytoczę dwie sytuacje z ostatnich miesięcy - moją i Amelii (jako stylistki).
Niedawno realizowałem sesję dla dużego klienta. Zdjęcia z tej sesji właśnie pojawiają się w całej Polsce,. Podczas wyceny ustaliliśmy konkretną kwotę z określonym zakresem publikacji (internet + druk, w tym OOH, czyli bilboardy itd). Następnie, już po oddaniu zdjęć klient zdecydował, że chciałby jeszcze opublikować zdjęcia w telewizji, ale nie bardzo kwapił się do zapłacenia za dodatkowe prawa. Nie była to żadna zaporowa kwota, ale chyba liczył, że skoro zdjęcia są już zrobione i obrobione, to pozwolimy z nimi zrobić co zechce. Być może planował to od początku, ale nie chciał dostać większej wyceny na starcie. Ciężko wyrokować, ale na ten moment czekam na decyzję czy zdecydują się dopłacić czy zdjęcia nie zostaną opublikowane.
Amelia z kolei, ostatnio została zaproszona do współpracy, gdzie jej zadaniem miało być przygotowanie sześciu stylizacji (po jednej na osobę). Wyceniła swoją pracę, podała budżet na zakup ubrań, po czym w piątek po 17 dostała wiadomość z informacją, że klient jednak oczekuje dwóch stylizacji na osobę, a sesja odbywa się w poniedziałek 🤯. Co w tym momencie zrobić? Moim zdaniem trzeba zadowolić klienta, ale dodatkowo go wycenić, bo w przeciwnym wypadku, przy kolejnych ewentualnych współpracach takie sytuacje będą się powtarzać. W końcu Amelia z pozostałego budżetu dokupiła trochę ubrań, z których uda się urozmaicić wygląd modeli, ale w mailu poinformowała klienta, że na sesji muszą porozmawiać o wynagrodzeniu, bo ustalenia znacząco się zmieniły, to dołożyło jej pracy, na dodatek w weekend. Ciężko powiedzieć co klient myślał w tej sytuacji, szczególnie pisząc roszczeniowego maila w piątek po 17. Czekamy na rozwój sytuacji - dam Wam znać na czym stanęło !Wiem, znowu zacząłem od narzekania, ale jeszcze kilka lat temu pewnie zgodziłbym się na poszerzenie praw do publikacji za darmo, a Amelia potulnie zrobiłaby dwa razy więcej pracy w pierwotnej cenie. Wydaje mi się, że boimy się twardo postawić sprawy z obawy o kolejne zlecenia. Pamiętaj jednak, że dając palec, szczególnie na początku współpracy, bardzo szybko zobaczysz, że nie masz całej ręki.

Brief

To kolejny element naszej sesji - w większych sesjach jest zawsze, w mniejszych już niekoniecznie. Najczęściej przygotowuje go agencja, ale zdarza się, że robi go sam klient, lub Ty jako fotograf zostaniesz poproszony o jego przygotowanie. To bardzo przydatna rzecz, bo zawiera wszystkie kluczowe informacje o sesji, dla całej zespołu. Nie ma jednego, sztywnego szablonu briefu, ale ważne żeby zawierał szereg informacji takich jak:

• miejsce i godzina sesji
• zdjęcia referencyjne - inspiracje
• założenia sesji
• lista ujęć do zrelizowania
  To najważniejsze, ale często w briefie znajdują się również informacje takie jak:
• lista kontaktów do członków zespołu
• plan pracy (z rozpiską godzinową na konkretne ujęcia)
• opis działalności klienta
• wymagania techniczne odnośnie zdjęć (np. rozdzielczość, format oddanych zdjęć itd)
• rzut studia/zdjęcia dokumentujące lokalizację
  Wszystko tak naprawdę zależy od konkretnej sesji. Najważniejszym założeniem briefa jest jednak przeprowadzenie nas przez sesję, odhaczenie wykonanych już ujęć. Brief jest swego rodzaju spięciem wszystkich ustaleń w jednym dokumencie. Jestem zdecydowanym zwolennikiem pracy z takim dokumentem, bo wiem co mam zrobić, nie ma też dużego pola do zmian i wymyślania nowych rzeczy na bieżąco. Tu znowu przytoczę dwie sytuację, tym razem sprzed lat. 
  Realizowałem sesję pracowników jednej z firm w Warszawie - całość była załatwiana przez agencję i Asia, pracownica tej agencji prowadziła mnie przez zlecenie. Nie miałem briefu, zdałem się na agencję i niestety, ale Asia zapomniała o sfotografowaniu samego dyrektora. Ja tuż po zleceniu wyleciałem na urlop, a w przedostatni dzień mojego odpoczynku Asia dzwoni do mnie przestraszona, że muszę jeszcze raz przyjechać do Warszawy w środę (dzień po powrocie do Polski), bo zapomnieli o panu dyrektorze. Niestety lądowałem w Bremen, 700 km od domu, ostatkami sił dojechałem do Wrocławia, wsiadłem w samolot o 7:00 rano we Wrocławiu, o 10:00 zrobiłem 10 zdjęć i wróciłem do domu. Oczywiście klienta kosztowało to naprawdę sporo, bo ja musiałem dostać dodatkowe wynagrodzenie, a loty krajowe kupowane na ostatnią chwilę do tanich nie należą. Wystarczyłoby tylko zrobić listę osób do sfotografowania i problemu by nie było.
  Innym razem realizowałem sesję kulinarną z kanapką z chilli con carne w roli głównej. Dziwnym zbiegiem okoliczności, znów dzień po sesji leciałem na urlop. Wybrane przez klienta zdjęcie oddałem w formacie RAW tuż po zdjęciach, bo dalszą postprodukcją i złożeniem menuboardu zajmowała się graficzka. Co się okazało? Klient na sesję wziął nie ten brief, co trzeba i całą sesję robiliśmy sesję kanapki z serem, a finalnie kanapka miała być bez sera. Graficzka odezwała się do mnie z prośbą o wysłanie wszystkich zdjęć z sesji, bo dzięki temu będzie miała większe pole do usunięcia sera, jeśli będzie miała więcej źródeł do możliwości skopiowania mięsa. Wszystko się udało, ale znowu wygenerowało mnóstwo niepotrzebnej pracy, wystarczyło nie wsadzać sera do kanapki. Dlatego jeśli macie taką możliwość, pracujcie z briefem, serio!

  Guidelines - instrukcja jak masz zrobić zdjęcia

  
  Może się zdarzyć, że dostaniesz zlecenie od międzynarodowej firmy, w którym Twoim zadaniem będzie podporządkowanie się np. pod sesje robione zagranicą. Dana firma może robić zdjęcia swoim ambasadorom na całym świecie, ale bez sensu, wysyłać jednego fotografa do realizacji sesji wszystkich sesji, a łatwiej przygotować wytyczne. Z uwagi na poufność nie mogę pokazać takich dokumentów, ale w porównaniu do briefu, taki dokument zawiera znacznie więcej technicznych aspektów i wymagań. Opisuje jak ma wyglądać światło, tło, czy w przypadku sesji kulinarnych - jakie naczynia należy dobrać. To bardziej techniczna instrukcja i zbiór wytycznych, których musimy się trzymać. Wiele firm ma też swoją konkretną identyfikację wizualną, kolorystykę itd., dlatego możesz dostać paletę kolorów danej firmy i dokładnie do niej dostosowywać sesję. Ostatnio konkretnie wybranym kolorem, malowałem pudełka, które trzymał bohater sesji, tak żeby idealnie wpasowały się w identyfikację wizualną. Takie wytyczne jednak nie pojawiają się zawsze, ale zdarza się.

  Umowa

  Wielu fotografów boi mówić się o umowie, sądząc że to odstraszy klienta. Pamiętaj jednak, że de facto bez umowy na papierze, klient nie może opublikować Twoich zdjęć. Poza tym umowa musi być uczciwa i zabezpieczać obie strony. Warto mieć standardowy wzór, który podpiszesz z klientem na realizację konkretnej sesji. Nie przygotowuj jednak opasłego, 10-stronicowego dokumentu, a jedynie taki, który zawrze wszystko, co potrzebne. Kiedy ostatnio wypożyczałem neon na wesele, płacąc za usługę 200 zł i zobaczyłem 6-stronicową umowę najmu, złapałem się za głowę! Mało tego, w umowie był zapis, że zobowiązuję się za dostarczenie firmie zdjęć ich neonu w naszej aranżacji. To absolutnie nie była uczciwa umowa, ale na szczęście wypożyczalnia nie upierała się przy pozostawieniu tego zapisu. Nie będę się tu wgłębiał w prawnicze aspekty, bo nie jestem od tego specjalistą, ale umowa przede wszystkim ma być zabezpieczeniem zarówno dla Ciebie, jak i dla klienta. W końcu Ty też możesz dać ciała, np. nie robiąc backupu i stracisz dane. Prócz standardowych zapisów w umowie takich jak dane firm, czy przedmiot umowy, o których za jakiś czas przygotuję osobny artykuł, zwróć szczególnie uwagę na harmonogram prac. Taki harmonogram może pojawić się też wcześniej, np. w briefie.
  Dlaczego to takie ważne? Bo dzięki niemu będziesz wiedział kiedy dostaniesz pieniądze. Zdarzyło mi się kilkukrotnie pracować nad jednym zleceniem po kilka miesięcy, bo np. osoba decyzyjna, która zaakceptowałaby pracę, jest na 2-tygodniowym urlopie, lub zwolnieniu. Albo przy sesji kilkudziesięciu pracowników będziesz czekał miesiąc na wybór przez nich zdjęć. Taki harmonogram pozwoli Ci dokładnie zaplanować całe zlecenie, a to niesamowicie ważne! Nie dość, że możesz zaplanować swoje finanse, to unikniesz sytuacji, w której nawarstwi Ci się praca. Jak zatem może wyglądać taki harmonogram?
• Data sesji
• Data wyboru zdjęć przez klienta (o ile to on wybiera)
• Czas na postprodukcję
• Czas na zgłoszenie poprawek (jeśli klient nie zgłosi ich np. w ciągu 3 dni od otrzymania materiału, wystawiasz fakturę)
• Czas na realizację poprawek
• Czas na akceptację poprawek (tylko tych, które zgłosił wcześniej, znowu np. 3 dni od otrzymania poprawionego materiału, jeśli klient nie daje znać, wystawiasz fakturę)
• Wystawienie faktury z umówionym terminem płatności
  Dzięki takiemu harmonogramowi jesteś w stanie obliczyć po jakim czasie powinieneś otrzymać przelew. Unikniesz wcześniej wspomnianych sytuacji, że zostaniesz z rozgrzebanym do połowy zleceniem, za które nie do końca będziesz wiedział czy już możesz wziąć pieniądze. Tu warto poinformować klienta, że jeśli np. opóźni się wybór części zdjęć, lub zgłosi poprawki po czasie, oczywiście to nie przepadnie i wykonasz swoją pracę, ale pozostałe terminy idą swoim tempem i opóźnione przez klienta prace zrobisz w najszybszym możliwym terminie, ale fakturę wystawisz zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. Jeśli masz wątpliwości czy klient zapłaci w terminie, możesz zawrzeć zapis w umowie, że zdjęcia mogą być użyte dopiero po uregulowaniu należności za fakturę.

  **Prawie wszystko gotowe, ale czy jesteś pewien, że poradzisz sobie z tematem? **

  
  Może się okazać, że dostaniesz zlecenie, które jest dla Ciebie czymś nie do końca standardowym - w końcu pewnie nie przerobiłeś w życiu wszystkich możliwych scenariuszy. Oczywiście będziesz realizował zlecenia, które wykonasz według doskonale znanemu Ci schematowi, ale możesz spotkać się z czymś nowym. Może klient wymaga konkretnego, niestandardowego oświetlenia, a może przyjdzie Ci się zmierzyć np. z fotografowaniem na tle ekranów LEDowych, których nie widziałeś wcześniej? Takich scenariuszy może być naprawdę wiele. Najgorsze, co możesz zrobić to zacząć realizować sesję z klientem, tak naprawdę ucząc się robić dane zdjęcia na jego oczach. Wtedy od razu pokazujesz swój brak profesjonalizmu, a presja czasu i stres nie będą dobrymi kompanami. Jeśli nie jesteś do końca przekonany jak wykonać konkretne zdjęcia, zrób wcześniej testy i przygotuj się tak, że kiedy przyjedziesz na plan, po rozstawieniu sprzętu od razu zaczną wychodzić idealne zdjęcia. Miej na to pomysł, sposób, z klientem dopracuj szczegóły, a nie wymyślaj o zera. Tu znowu wrócę z moimi historiami, a w tym artykule konkretnych przykładów nie brakuje.
  Kilka lat temu robiłem sesję dla dużej sieci kawiarni. Pracowałem z guidelinem, gdzie opis światła wyglądał następująco:

Dramatic lighting to mirror the sunlight of spring.
Incorporating the following aspects:
High contrast (light and dark areas)
Dramatic shadows (to give depth)

Czyli nie mogłem użyć po prostu softboxa, bo klientowi zależało na zasymulowaniu światła przechodzącego przez liście drzew. Długo myślałem, rozstawiłem domowe studio i wpadłem na pomysł, że mógłbym użyć szklanych pustaków (luksferów), żeby osiągnąć podobny efekt. Teoretycznie powinno się udać, ale kiedy włączyłem lampy okazało się, że wszystko oświetlone jest totalnie bez wyrazu. Dopiero w dalszych eksperymentach użyłem czarnej pianki modelarskiej, w której wyciąłem otwory, dzięki czemu uzyskałem zadowalający efekt. Niemniej jednak pół dnia zajęły mi wszystkie eksperymenty, a kiedy przyjechałem na plan - po prostu rozstawiłem sprzęt i od razu zrobiliśmy całą sesję. Bez dziesiątek prób, kombinowania. Kiedy jednak przyjechałbym na plan z luksferami i zobaczyłbym, że w efekcie nie dają tego, czego oczekiwałem, zlałby mnie zimny pot i musiałbym jakoś ratować sytuację.
Podobnie kilka miesięcy temu - realizowałem sesję nowego samochodu znanej marki. Całość była owiana tajemnicą, bo samochód był jeszcze przed premierą, ale to temat na osobny artykuł. W każdym razie wiedziałem, że moim zadaniem będzie przygotowanie zdjęć samego samochodu na tle wielkich ekranów LED, jak również dwóch wysoko postawionych pracowników firmy z samochodem w tle, nadal z ekranami LED. Wiecie jak jest z takimi ekranami - potrafią migotać, tworzyć paskudną morę. Niestety tu tak łatwo nie było, bo nie byłem w stanie zrobić próbnych zdjęć w domowym studio. Wiedziałem, że sobie z tym poradzę, ale potrzebowałem czasu na próbne zdjęcia. Na szczęście umówiłem się z szefem ekipy eventowej, która organizowała premierę samochodu, że mogę przyjść dwie godziny przed sesją z pracownikami. Dzięki temu miałem odpowiednio dużo czasu, żeby dokładnie sprawdzić czy nie występuje mora i migotanie. Do tego dzięki, że wziąłem ze sobą Amelię do asystowania, mogłem odpowiednio ustawić światło błyskowe na osoby, które finalnie pozowały do zdjęć. Gdybym jednak przyszedł tuż przed właściwą sesją, miałbym naprawdę spory stres, szczególnie że migotanie diód łatwo przeoczyć na pierwszy rzut oka. Na szczęście ekrany LED były bardzo wysokiej jakości i rozdzielczości, więc obeszło się bez żadnych wpadek.

Sesja i po sesji

Kiedy już jesteś w 100% gotowy, po prostu robisz swoje - zgodnie ze wcześniejszymi ustaleniami, odhaczasz kolejne punkty w briefie. W przerwach między ujęciami rozmawiasz z klientem, akceptujecie kolejne kadry na komputerze (bo w końcu na pewno używasz tetheringu). Zgodnie z planem pracy kończycie zdjęcia, pakujesz się, na planie jeszcze robisz backup, jedziesz do domu. Następnego dnia wysyłasz klientowi zdjęcia do wyboru, robisz postprodukcję, wysyłasz zdjęcia, czekasz na informacje odnośnie poprawek, wystawiasz fakturę i czekasz na przelew.Wydaje mi się, że prowadząc ten cały proces tak, jak opisałem w tym naprawdę długim artykule, jesteś w stanie uniknąć wielu niedopowiedzeń, a sesję zrealizujesz zgodnie z planem. Jak widzisz, w mojej karierze, na przestrzeni lat, miałem naprawdę wiele ciekawych historii, w których niejednokrotnie musiałem zawalczyć o swoje. Jeśli jednak Ty będziesz miał szansę odpowiednio zareagować, wszystko pójdzie jak po maśle. Tego Ci życzę! Dobrego tygodnia!