Sesja komercyjna w kilku krokach - od zapytania ofertowego ❓ do przelewu na koncie 💸 część 1.

Fotografia jest jedną z dziedzin, którą wielu amatorów stara się po jakimś czasie przekuć w sprawnie funkcjonujący biznes. Pierwsze zlecenia najczęściej robimy w gronie znajomych, ale w końcu przyjdzie nam pracować z klientem z zewnątrz. Jak poprowadzić zlecenie od pierwszego maila do zapłaty faktury? W tym artykule podzielę się swoim doświadczeniem i opowiem o błędach, które popełniłem na przestrzeni lat, żebyście Wy nie musieli. Zapraszam do lektury pierwszej części artykułu.

Doskonale pamiętam ten dreszczyk emocji, kiedy na moją skrzynkę zaczęły przychodzić maile z pytaniami o sesje zdjęciowe. Byłem raczej zielony w tym temacie, mimo że studiowałem zarządzanie na wrocławskim UE - tu jednak teoria zaczęła spotykać się z praktyką, co już takie proste nie było. Odpisywałem bardzo oficjalnym językiem, spędzałem nad takimi mailami mnóstwo czasu, a często brakowało w nich podstawowych ustaleń takich jak np. czas na oddanie zdjęć, czy ich finalna liczba. Późniejsze niedomówienia oczywiście działały na moją niekorzyść, bo nie dość często nad zleceniem spędzałem znacznie więcej czasu, to jeszcze zdarzało mi się czekać wieczność na pieniądze. Jak zatem poprowadzić takie zlecenie?

**Zapytanie ofertowe**

Od tego zaczyna się większość sesji. Przychodzi mail z zapytaniem o wstępną wycenę i czy jest to możliwe w danym terminie. Niestety z mojego doświadczenia wynika, że maile czy wiadomości w mediach społecznościowych są bardzo lakoniczne i bardzo ciężko wycenić sesję na podstawie zawartych w nich informacji. Zdarza mi się dostawać wiadomości o treści “Dzień Dobry, ile kosztuje u Pana sesja?”. Oczywiście często dostaję też od razu brief i wszystkie wytyczne co do sesji - wtedy od razu mogę przystąpić do wyceny. Kiedyś starałem się mieć jakiś bardziej sztywny cennik sesji zdjęciowych, ale w przypadku mojej pracy, naprawdę ciężko było się go trzymać, bo każda sesja jest inna. Dlatego w pierwszych wiadomościach staram się zdobyć jak najwięcej informacji o potrzebach klienta jeśli ten, nie dostarczył ich sam. Przede wszystkim muszę dowiedzieć się o:

• Wyobrażeniu klienta o sesji - tu często proszę o podesłanie jakikolwiek inspiracji odnośnie typu zdjęć i ich klimatu. W końcu np. sesja produktowa może być aranżowaną sesją z mnóstwem dodatków, wynajętym wnętrzem itd, jak również typową sesją packshotową.
• Przybliżonej liczbie zdjęć, których klient finalnie oczekuje.
• Oczekiwaniach organizacyjnych - czy to my zajmujemy się np. zatrudnieniem wizażystki, wynajęciem studia lub innego miejsca, opracowaniem koncepcji, czy raczej przychodzimy na gotowe i robimy zdjęcia.
• Gdzie mają być publikowane zdjęcia - inaczej wycenimy sesję, która pójdzie do druku na bilboardach w całym kraju, a inaczej prywatną sesję np. ciążową do rodzinnego albumu.
  Dobrym pomysłem jest też umówienie się z klientem na rozmowę telefoniczną i dopytanie o te szczegóły. To od razu delikatnie przełamie barierę kontaktu, do tego często zajmie też mniej czasu niż pisanie długich maili. Trzeba jednak pamiętać, żeby ustalenia podsumować sobie w kilku punktach mailowo. Po pierwsze - będzie to podkładka dla Ciebie w razie jakichś komplikacji, poza tym realizując wiele sesji, po prostu przed zleceniem przypomnisz sobie szczegóły. Mając taki zakres informacji, jesteśmy w stanie wstępnie wycenić sesję. O samych wycenach będę jeszcze pisał osobny artykuł, więc na razie zostawiam ten temat. Pamiętaj koniecznie, żeby w wycenie mocno podkreślić co jest Twoim wynagrodzeniem, a pozostałe koszty pokrywa klient. Dzięki temu wiesz ile zarobisz i nie bierzesz na siebie innych wydatków. Lata temu zrobiłem ten błąd i w sumie do dziś żałuję, że nie zawalczyłem o swoje. Kiedyś realizowałem zdjęcia ślubne w Koninie, z kolei na plener, Para zażyczyła sobie okolice Poznania (ja mieszkam we Wrocławiu). Wszystko elegancko się udało, po czym przyszło do rozliczenia. Do faktury doliczyłem koszty dojazdu do Konina i później do Poznania. Para wprost napisała, że nie umawialiśmy się na zwrot kosztów i oni są gotowi zapłacić tylko za usługę. Dla mnie było to naturalne, że jeśli jadę taki kawał drogi, koszty muszę doliczyć, dla nich najwidoczniej nie. Na szczęście miałem wtedy Fiata Punto 1.2 w gazie, więc udźwignąłem ten koszt. Dzisiaj jednak zawsze zaznaczam, że podana kwota jest moim wynagrodzeniem i wypisuję estymowane koszty dodatkowe (np. wynajem studia, makijaż, aranżacje itd.). W pierwszym mailu, nigdy nie rozwijam się na temat pomysłu, bo jak pisałem niedawno - klient może wziąć nasz pomysł i zlecić go tańszemu fotografowi. Jeśli klient wstępnie zaakceptuje wycenę, dopiero działamy dalej.

  **Spotkanie z klientem - więcej szczegółów**

  
  Jeśli jest taka możliwość, przed zleceniem spotykam się z klientem, często z pośrednictwem agencji. W agencyjnym żargonie to tak zwane PiPiEm, czyli Pre Production Meeting. To już moment, kiedy ustalamy całą koncepcję, dogadujemy szczegóły, umawiamy termin, uszczegóławiamy wycenę. W tym miejscu zostawiamy jeszcze otwartą furtkę na ewentualne koszty dodatkowe. Może się zdarzyć, że np. przy sesji biznesowej dla dużej firmy, dwie osoby z dziesięciu nie dojadą na sesję i trzeba będzie zrobić im zdjęcia za tydzień - wtedy oczywiście muszą za to dopłacić extra, bo poświęcasz na to swój dodatkowy czas - pakowanie, dojazd, rozkładanie wszystkiego itd. Albo na sesji, na której miałeś zrobić dziesięć portretów biznesowych, klient jednak przyprowadza cały dział księgowy i zamiast dziesięciu, robisz piętnaście portretów - za to też należy Ci się wynagrodzenie. Dlatego tak ważne jest doprecyzowanie jeszcze na spotkaniu, że podana przez Ciebie kwota obejmuje konkretny zakres prac. Jeśli umawiasz się na stawkę za dzień zdjęciowy, określ że dzień zdjęciowy to nie 16 godzin, tylko maksymalnie 8-9. Piszę to w oparciu o zapytanie jednego z klientów o warsztaty. Moja korespondencja z jednym z potencjalnych klientów wyglądała następująco. Dostałem pytanie o przeprowadzenie jednodniowych warsztatów, więc odpisałem:

Ja: Oczywiście mogę przeprowadzić takie warsztaty. Cena to X zł za dzień + koszt dojazdu i ewentualnego noclegu.

Klient: Skoro w naszym przypadku jedne zajęcia odbywają się popołudniu a drugie w kolejnym dniu rano (co razem daje cały dzień) to całkowita cena to X zł?

Gdzie cena X to ta sama kwota. A ja zamiast spędzić tam dzień, musiałbym siedzieć dwa dni, dwukrotnie rozkładać się ze wszystkim itd. W końcu kiedy kupujemy 2-litrową butelkę Coli i kosztuje ona 6 zł, to litrowa butelka nie kosztuje 3 zł. Tak, jak wspomniałem - miej w głowie każdą ewentualność, bo im dłużej pracuję w tej branży, na tym dziwniejszy tok rozumowania trafiam i dziś, wolę założyć zdecydowanie więcej możliwych scenariuszy.

Za tydzień część druga...

Temat jest naprawdę złożony i nafaszerowany drobnostkami, które mogą działać na naszą niekorzyść. W bardzo wielu sytuacjach, wszystko pójdzie gładko, ale zdarzają się klienci roszczeniowi, szukający naszych potknięć, czasem nieświadomi pewnych rzeczy. Nie jestem absolutnie fanem opasłych umów, ale w naszej pracy musimy czuć się bezpiecznie, być fair i tego samego oczekiwać od drugiej strony. Oczywiście przy stałych współpracach, ta droga mocno się skraca, bo jeśli dotrzemy się z klientem, kolejne zlecenia możemy umawiać nawet sms’em, bo rozumiemy się prawie bez słów. Za tydzień, podzielę się moimi dalszymi przemyśleniami i wskazówkami. Dobrego tygodnia!