Jak uniknąć długów…tym razem tych designowych?

Czy zdarzyło Wam się kiedyś przyjść do jakiegoś zespołu, gdzie w plikach już panuje bałagan, co dopiero pomyśleć o jakimś design systemie? A do tego jeszcze jesteście one-man army? 😨 Co tu dużo mówić, takie sytuacje zdarzają się częściej, niż byśmy wszyscy tego chcieli, szczególnie w małych projektach i małych firmach. Mamy problem z długiem designowym. W tym mailu postaram się Wam pokazać, jakie sytuacje najczęściej prowadzą do długu designowego, jak możemy mu zapobiegać i co można zrobić, gdy to nam przypadnie ta zaszczytna rola jego sprzątania.

Cześć!
Czy zdarzyło Wam się kiedyś przyjść do jakiegoś zespołu, gdzie w plikach już panuje bałagan, co dopiero pomyśleć o jakimś design systemie? A do tego jeszcze jesteście one-man army? 😨 Co tu dużo mówić, takie sytuacje zdarzają się częściej, niż byśmy wszyscy tego chcieli, szczególnie w małych projektach i małych firmach. Ograniczone budżety, zbyt mało designerów i lata zaniedbań to przepis na „dług designowy”. Podobnie jak dług technologiczny, jest to koszt, jaki w przyszłości ponosimy, wybierając tymczasowe rozwiązania (zazwyczaj ze względu na mniejsze lub większe oszczędności) zamiast tych docelowych.
W tym wydaniu postaram się Wam pokazać, jakie sytuacje najczęściej prowadzą do długu designowego, jak możemy mu zapobiegać i co można zrobić, gdy to nam przypadnie ta zaszczytna rola jego sprzątania. To, co? Jedziemy!

Wszystko się może zdarzyć

Nie chcę Was od początku wprowadzać w błąd, więc wyjaśnijmy sobie jedną rzecz. Jakiś dług designowy w projekcie będzie zawsze. 😒 Tego nie da się uniknąć. Wraz ze zmieniającymi się trendami, technologiami, użytkownikami i ich przyzwyczajeniami drobne niedociągnięcia nawarstwiają się i po jakimś czasie dochodzimy do momentu, gdy musimy reewaluować projekt i to, co do tej pory robiliśmy. I nie ma w tym absolutnie nic złego. To naturalna faza pracy nad produktami cyfrowymi. Problem zaczyna się, gdy ten dług narasta zbyt szybko lub jest zbyt duży, a my zaczynamy płacić poważne „odsetki”.
Jak poznać, że mamy problem? Objawy długu są bardzo różne: od spowolnionego wzrostu produktu, przez trudności we wprowadzaniu nowych funkcji, aż po dużą rotację pracowników. Ostatecznie, sprowadzają się one jednak do niezadowolenia po stronie klienta i niezadowolenia po stronie zespołów pracujących nad produktem. Jak możemy tego uniknąć? Po pierwsze lepiej zrozummy, z czym mamy do czynienia 🙉
Możemy mieć dwa typy długu designowego – problemy po stronie produktu i wewnętrzne. Dług po stronie produktu dotyczy tego, jak odbierany jest on przez użytkowników. Jeżeli nasza aplikacja lub strona wygląda jak wyjęta rodem z roku 2008 😱, mamy za dużo funkcji, nie są one w większości przydatne dla użytkowników i nie oferują dobrego doświadczenia to znak, że możemy mieć problem z długiem designowym po stronie produktu.
Dług wewnętrzny, chociaż nie jest widoczny dla użytkownika, to ostatecznie też przekłada się na jego doświadczenie. To wszystkie kwestie związane z naszym warsztatem i organizacją pracy. Nie korzystanie z design systemów i komponentów to nie tylko prosta droga do dłuuuugiego procesu projektowania, który opóźnia release nowych funkcji. To też sposób na wiele niespójności i błędów, które będą dezorientować użytkowników i utrudniać im uczenie się oraz korzystanie z naszego produktu 👎

Warto zaznaczyć tutaj, że dług po stronie produktu często nie jest winą projektanta. Przedkładanie potrzeb biznesowych nad potrzeby użytkowników, brak funduszy na badania, czy techniczne ograniczenia to nie są rzeczy, na które mamy duży wpływ. Co innego jednak w wypadku długu wewnętrznego. To od nas, designerów, zależy, jak zorganizujemy sobie warsztat i czy będzie on wspierał pracę w większych zespołach, nad rosnącymi wielkościowo i pod kątem złożoności projektami. Ale to dobra wiadomość. Mamy tutaj największą sprawczość jako władcy Figmy 😁

A nawet, kiedy będziesz sam

Co zrobić, by uniknąć długu designowego? Dług ma często bardzo różne powody i zazwyczaj nie można przypisać problemów jednemu źródłu. Wymóg zbyt szybkiego wprowadzania nowych elementów, zbyt małe zespoły, brak budżetów, przedkładanie łatwości wdrożenia i biznesowych priorytetów nad interes użytkownika to tylko niektóre z nich. Są jednak obszary, które jeżeli są odpowiednio zaopiekowane, pozwalają nam uniknąć naprawdę poważnych tarapatów 🔥
⭐ Po rozwiązaniu problemu długu designowego Intercom zaobserwował, spadek o 33% rozmów oznaczonych jako problem z produktem, poprawę w doświadczeniu użytkownika podczas aktywacji oraz dramatyczne przyspieszenie zdolności do budowy nowych funkcji.
Dług po stronie produktu

• Rób badania. Zawsze i wszędzie. A przynajmniej tak często, jak możesz. Praca z danymi śledzenie metryk i robienie testów A/B to też dobre praktyki
• Negocjuj. Nie dawaj się zawsze przekonać, że musicie priorytetyzować szybkość wdrożenia albo natychmiastowy zysk. Pamiętaj, że jesteś adwokatem użytkownika
• Aktualizuj. Zbyt długi czas bez aktualizacji UI na pewno doprowadzi Cię do konieczności dużego i drogiego redesignu ze względów estetycznych. Lepiej robić to małymi krokami na bieżąco. Aktualizuj też swoją wiedzę i korzystaj z najnowszych rozwiązań, żeby Twój produkt był innowacyjny
• Dbaj o całościowe doświadczenie. Dodawanie zbyt wielu pojedynczych funkcji bez brania pod uwagę tego, jak będą one ze sobą współdziałać to klasyczek, który dług designowi bardzo lubi
• Walcz o dostępność. Brak dostępności produktu to problem nie tylko dla osób z niepełnosprawnościami (którzy zresztą są olbrzymią grupą użytkowników). To także gorsze doświadczenia osób pełnosprawnych

Dług wewnętrzny

• Organizuj. Słaba organizacja plików wpłynie na czas Twojej pracy. Dbaj, żeby wewnątrz pliki były czytelne, logicznie podzielone na sekcje, korzystaj z page’y, zawsze nazywaj warstwy. Stwórz jasną strukturę plików – nie może być wątpliwości, co jest na produkcji, co w trakcie prac, a które designy zostały odrzucone lub czekają na lepsze czasy. Jeżeli tego nie zrobisz, szybko zginiesz w chaosie zbyt wielu wersji i ekranów

Dobrze zorganizowane pliki to pierwszy krok do uniknięcia długu designowego

• Korzystaj z Autolayoutu. Przyspieszysz dzięki temu nie tylko swoją pracę, ale też ułatwisz życie zespołowi i deweloperom oraz usprawnisz testowanie. Będziesz mógł łatwiej tworzyć lepszej jakości prototypy i szybko testować rozwiązania
• Miej design system. Nawet w małych projektach brak komponentów, tokenów i zmiennych będzie kulą u nogi projektantów, ale też użytkowników, którzy dostaną niespójny i po prostu gorszy produkt. Pamiętaj też o ich regularnej aktualizacji

⭐ GitLab pochwalił się, że czas poświęcony na rozwiązywanie rzeczywistych problemów użytkowników wzrósł z 25% do 50-75% po stworzeniu design systemu.
⭐ Eksperyment z design systemem Figmy pokazał, że projektanci są o 34% szybsi, gdy mają design system do dyspozycji.
Chociaż wszystkie te problemy, pojedynczo nie wydają się jakoś bardzo duże i zagrażające produktowi, niestety, długi mają tendencję do nawarstwiania się 😥 Wiele małych problemów z czasem, akumulując się, prowadzi do poważnej deterioracji produktu i znacznego obniżenia jakości dostarczanych rozwiązań – wysokich odsetek💸
Dlatego, nawet jeżeli pracujemy na projekcie sami, a może szczególnie wtedy, warto zadbać o to, żeby od początku dobrze organizować sobie pracę, korzystać z dobrych praktyk, nie odpuszczać za dużo w negocjacjach w zespole i mieć dopracowany proces projektowy, który uwzględnia badania i weryfikację rezultatów z danymi. Nawet jednak najlepsze przygotowanie nie uchroni nas od jakiegoś długu designowego. Z tego względu warto zaplanować sobie regularne audyty (zarówno aplikacji, jak i naszych plików) i poświęcić czas na sprzątanie, redesigny, uspójnianie i organizację. Zapewni to nam, że dług nigdy nie wykroczy poza akceptowalne ramy 🎯

Wypijmy za błędy

Możecie mnie jednak zapytać, co w sytuacji, gdy taki dług już istnieje, gdy błędy zostały popełnione? Co robić, gdy przychodzimy do projektu lub firmy, które wcześniej nie zadbały odpowiednio o produkt i organizację Figmy? Jeżeli w firmie nie ma strategii radzenia sobie z długiem to na pewno trudna sytuacja. Szczególnie że w małych zespołach możecie nie mieć możliwości odłożenia bieżącej pracy na kilka tygodniu lub miesięcy i poświęcenia się tylko organizacji plików, nowemu designowi, czy badaniom. Zresztą porządny research, czy redesign całej strony lub aplikacji nie są rzeczami, które można zrobić ot, tak. W takim razie jak żyć? Ja mam na to kilka sposobów:

1. Plan prac – pierwsze wrażenie po otworzeniu plików w projekcie z długiem designowym może być trudne dla naszej psychiki i wywołać w nas chęć natychmiastowego wściekłego sprzątania i poprawiania projektu 🪓 Musimy ją jednak powstrzymać. Takie przypadkowe poprawki i zmiany mogą tylko zwiększyć chaos i przysporzyć nam jeszcze więcej pracy i problemów później. Żeby nasza praca rzeczywiście miała sens, w pierwszej kolejności trzeba stworzyć plan. Obejrzyj dokładnie designy i pliki, zapoznaj się z dokumentacją. Wypisz, jakie widzisz problemy i ich potencjalne rozwiązania. Na tym etapie dobrze jest swoje intuicje i pomysły skonfrontować z innymi designerami lub mentorem – upewnij się, że na pewno będziesz zmierzać w dobrym kierunku. Zbierz też możliwie dużo danych i argumentów za tym, dlaczego warto poświęcać czas na poprawki, przydadzą się Ci w kolejnym kroku. Mogą być to wyniki badań lub dane z wewnątrz organizacji, w której pracujesz, ale możesz też zrobić desk research i poszukać takich informacji na zewnątrz.
2. Buy-in kluczowych interesariuszy – bez poparcia ze strony osób decydujących o podziale prac trudno będzie Ci coś zdziałać. Dlatego teraz musisz przekonać do swojego planu ludzi, którzy wesprą Cię i otworzą drogę Ci do działania. W każdej sytuacji będzie to trochę inny zestaw osób. Zastanów się, kto może Cię poprzeć (np. inni designerzy w podobnej sytuacji, Twój PM, Twój szef) i kogo musisz przekonać, żeby zyskać zgodę na poświęcenie czasu na inicjatywę (np. szef działu, dyrektor produktu, właściciel firmy). Przedstaw im swój plan i wesprzyj go argumentami zebranymi w poprzednim kroku. Skup się na tym, jaką wartość dla firmy przyniosą Twoje propozycje 🚀
3. Małe kroki – udało Ci się przekonać interesariuszy? Super! Masz jednak zgodę na poświęcenie czasu swojemu planowi jedynie przez kilka godzin w tygodniu zamiast wnioskowanych przez Ciebie 6 miesięcy? Tak zdarza się często, ale nie zniechęcaj się tym. Ważne, że możesz zacząć pracować. Każdy nawet najmniejszy krok w dobrym kierunku to krok bliżej do celu 😉 Dodatkowo, gdy poświęcisz już trochę czasu na porządkowanie projektu i plików zawsze możesz renegocjować i pokazując osiągnięte efekty (np. przyspieszenie prac zespołu, lepsze statystyki, lepsze wyniki badań użyteczności) przekonać interesariuszy do dania Ci więcej czasu i zasobów. Może staniesz się pierwszą osobą w nowym zespole zajmującym się design systemem w swojej firmie? 🤞
4. Zacznij od siebie – nie udało się? Nie martw się, nic straconego. Zacznij wdrażać dobre praktyki w designach, które tworzysz na bieżąco (jest to dobry pomysł, nawet jeżeli udało Ci się dostać czas na Twój plan). Nie powielaj błędów swoich poprzedników, proponuj lepsze rozwiązania, nawet jeżeli zostałeś poproszony o małą zmianę na ekranie, to pokaż, jak dużo lepiej będzie on wyglądać w Twojej wersji. Testuj rozwiązania, które tworzysz, zacznij budować swój mały design system na własne potrzeby, korzystaj z Autolayoutu, poprawnie organizuj swoje designy. Nawet jeżeli Twoje wyniki nie przekonają interesariuszy, to z czasem po prostu takich dobrze zorganizowanych plików i dobrych ekranów zacznie być więcej niż tych gorszych. W najgorszym wypadku będziesz mieć fajne rzeczy do pokazania w portfolio 😅

Moja i Twoja nadzieja

Jakie z tego wszystkiego wnioski? Chyba takie, żeby dbać o dobre przygotowanie projektów i plików, no i oczywiście nie odpuszczać zbyt wielu istotnych elementów designów podczas rozmów z PMami lub deweloperami. A dla osób, które już pracują z długiem designowym – nie traćcie nadziei! Nawet z najgorszych sytuacji jest jakieś wyjście 😊
Ja mam też taki wniosek, że warto się uczyć. Warto inwestować w kompetencje, bo ostatecznie to one sprawiają, że jesteśmy w stanie uchronić się, przynajmniej przed większością problemów, o których pisałam wcześniej. Chodzi tutaj zarówno o dobre umiejętności projektowania, może robienia badań, ale też skille miękkie, które pomogą przekonywać do naszych pomysłów interesariuszy, PMów, deweloperów. Przydadzą nam się też w pracy skille techniczne – dobra znajomość możliwości, jakie dają nam współczesne technologie i umiejętność organizacji warsztatu pracy. Bez nich, nawet z najlepszymi designami szybko zginiemy w chaotycznych projektach, w których nic nie można znaleźć, a spójności możemy szukać ze świeczką.
Jeżeli czujecie, że w tym ostatnim zakresie macie jeszcze co nieco do zrobienia to chciałabym Wam zaproponować uczestniczenie w Sprincie Autolayout i Atomic Design. To 3 tygodniowe szkolenie, które da Wam konkretne umiejętności chroniące Was przed zbyt dużym długiem designowym – zaawansowaną wiedzę o Autolayoucie i lepsze zrozumienie design systemów. Dzięki temu Sprintowi podniesiesz swoje projekty na nowy poziom organizacji i zaczniesz tworzyć pliki, które inni designerzy będą otwierać z przyjemnością.

Startujemy już w poniedziałek, 6 listopada:

>> Poznaj plan Sprintu <<

• Czym jest dług designowy
• Skąd wynika?
• Jak mu zapobiegać?
• I jak sobie z nim radzić, gdy już jest?