Jak może wyglądać Twój drugi, cyfrowy mózg?

Cyfrowy mózg to koncepcja systemu organizującego informacje, pozwalającego na łatwy dostęp do nich w każdej chwili. Może przybierać formę panelu łączącego różne źródła danych lub być formą notatek prywatnych lub publicznych. Zwykle do jego budowy wykorzystujemy Notion, Obsidian lub pojawiające się narzędzia takie jak mem.ai. W bardziej zaawansowanych przykładach mówimy o integrowaniu ze sobą wielu usług z pomocą platformy Zapier lub Make.

Cyfrowy mózg to koncepcja systemu organizującego informacje, pozwalającego na łatwy dostęp do nich w każdej chwili. Może przybierać formę panelu łączącego różne źródła danych lub być formą notatek prywatnych lub publicznych. Zwykle do jego budowy wykorzystujemy Notion, Obsidian lub pojawiające się narzędzia takie jak mem.ai. W bardziej zaawansowanych przykładach mówimy o integrowaniu ze sobą wielu usług z pomocą platformy Zapier lub Make.
Chociaż pierwsze wrażenie może sugerować, że zbudowanie "second brain" stanowi największe wyzwanie, tak w rzeczywistości jest to najprostszy element. Trudność polega na jego utrzymaniu, a nawet samym wykorzystaniu w codziennej pracy. Pierwszym z brzegu dowodem na to, co mówię, jest dodawanie do zakładek stron do których nigdy nie wracamy. Dość nieoczywiste jest także to, aby po prostu zacząć tworzenie takiego miejsca, co świetnie przedstawia poniższy obrazek do którego można wpisać cokolwiek.

Samo rozpoczęcie pracy nad Second Brain nie jest proste, ponieważ w sieci możemy spotkać mnóstwo materiałów na temat jego budowy i trudno się na coś zdecydować. Zapoznanie się z różnymi metodologiami (np. PARA czy CODE od Tiago Forte), wybór tej najlepszej, zrozumienie i zweryfikowanie w praktyce, zajmuje mnóstwo czasu. Zresztą nawet nie musimy budować cyfrowego mózgu, bo łatwo spotkać przykłady aplikacji do zadań (np. Clickup) w przypadku których zarządzanie nimi staje się oddzielnym projektem.
Ostatecznie jestem w stanie wyobrazić sobie, że niektórzy potrzebują wyjątkowego uporządkowania informacji, aby móc funkcjonować. Z drugiej strony doskonale znam osoby, które potrafią funkcjonować w pozornym chaosie (pozornym, bo nawet tam można znaleźć sporo logiki i schematów). Połączenie tego z własnym doświadczeniem związanym z budowaniem swojego "second brain" doprowadziło mnie do wniosku, że taki system musi być przede wszystkim dopasowany do nas, a jego zarządzanie i organizacja powinny odbywać się w dużym stopniu automatycznie.
Zatem warto zapoznać się z publikacjami osób takich jak Tiago Forte, Marie Poulin, Ali Abdal czy Thomas Frank, jednak zamiast kopiować od nich sugerowane rozwiązania, warto jedynie wybrać te, które pasują do nas lub możemy je do siebie dostosować. Wśród niech raczej nie ma "tych uniwersalnych" i dobrze jest dać sobie przestrzeń do sprawdzenia w praktyce tych, które zwrócą naszą uwagę i przynajmniej w teorii będą odpowiadać naszym potrzebom.

Możliwości

Second Brain zwykle skupia się na obszarach związanych z zadaniami, wydarzeniami, notatkami, zasobami czy narzędziami. Czasem jest to przestrzeń kreatywna, a innym razem faktyczne rozszerzenie naszej pamięci w której zapisujemy wszystko to, co spotykamy na swojej drodze. Niemal zawsze jest to przestrzeń stworzona bezpośrednio dla nas i elementy współpracy z innymi nie odgrywają zbyt dużej roli (choć niekiedy warto wziąć je pod uwagę).
Aktualnie na rynku wyróżniam poniższe narzędzia, jako te, które warto brać pod uwagę przy tworzeniu Second Brain. Biorąc pod uwagę wszechstronność, zdecydowanie nasza uwaga powinna kierować się w stronę Notion. Do prostych zastosowań wybrałbym Todoist (ewentualnie bardziej rozbudowany Clickup), a do budowania cyfrowego ogrodu, który także stanowi formę Second Brain, wybrałbym Obsidian.

1. Notatki / Wiedza: Notion, Obsidian, RoamResearch, Logseq

Cyfrowy Ogród to dla mnie miejsce kształtowania moich pomysłów. Opisuję w nim tematy, które eksploruję i zapisuję materiały na które trafiam, lub które sam tworzę. Aktualnie część notatek publikuję na stronie brain.overment.com, a sam projekt ma charakter Open Source. Można więc powiedzieć, że jest to mój drugi mózg, ale ukierunkowany bardziej na długoterminową wiedzę z pominięciem wszystkiego, co jest istotne "tu i teraz".

1. Procesy kreatywne / Współpraca: Notion, Coda, Craft, Workflowy

Baza wiedzy firmowej również może pełnić rolę Second Brain. Jednak tutaj kluczową rolę odgrywa możliwość współpracy, kontroli wersji oraz zasady korzystania. Tutaj również jednym z najlepszych narzędzi, na które obecnie można się zdecydować, jest Notion. Choć nie jest to rozwiązanie bez wad, jest ono obecne we wszystkich projektach w które jestem zaangażowany.

1. Zarządzanie / Integracja: Notion, Clickup, Todoist

No i ostatecznie mamy Second Brain do zastosowań indywidualnych. Jest to miejsce w którym organizujemy wszystko to, co jest dla nas istotne i sami podejmujemy decyzję o przeznaczeniu czy zasadach organizacji. W moim przypadku jest to panel Notion w którym w danej chwili wyświetlają się wyłącznie te informacje, których faktycznie potrzebuję. Szczególną rolę odgrywają scenariusze automatyzacji, które niemal w pełni odpowiadają za wszystkie treści, które w danej chwili znajdują się w panelu oraz kiedy z niego znikają.
Powyższe punkty można potraktować jako kategorie Second Brain, w przypadku których pierwszy skupia się na gromadzeniu i zarządzaniu długoterminową wiedzą, drugi przenosi ciężar na współpracę oraz proces kreatywny, czy nawet wydawniczy, a trzeci skupia się na łączeniu ze sobą różnych usług oraz źródeł wiedzy i można go uznać za najbardziej uniwersalny. Nic też nie stoi na przeszkodzie, aby zawęzić zakres lub wprost przeciwnie, zwiększyć go.
Jeśli nie znasz wymienionych powyżej aplikacji, to zainstaluj je i zapoznaj się z kilkoma filmami na YouTube prezentujących ich możliwości. Poza pierwszymi wrażeniami dobrze jest także skupić się na praktycznym zastosowaniu. Sam zwykle testuję najbardziej krytyczne dla mnie funkcjonalności i na tej podstawie podejmuję decyzję o wyborze aplikacji.

Koncepcja

Mając świadomość możliwości, można przejść do kształtowania własnej koncepcji Second Brain. Rozumiem przez to określenie tego, jaką rolę będzie pełnić taki system, w jaki sposób będziemy nim zarządzać, korzystać z niego oraz jaką rolę odegra w nim automatyzacja. W ten sposób możliwe jest zarysowanie ogólnego kształtu oraz wybranie narzędzi. Tutaj pojawia się także przestrzeń do pierwszych eksperymentów oraz prototypu weryfikującego nasze założenia.
Definiowanie własnego Second Brain warto rozpocząć od odpowiedzi na pytanie dlaczego w ogóle chcemy go budować. Bardzo pomaga w tym zarysowanie wizji naszej codzienności w której posiadamy łatwy dostęp do wybranych informacji. Spośród nich należy wybrać te, które faktycznie uznajemy za najczęściej przez nas wykorzystywane. Z tego powodu najczęściej będą to zadania oraz wydarzenia w kalendarzu, a notatki i materiały do przeczytania "na później" będą na dalszym planie. Czasem kluczowym elementem będzie kalendarz i organizacja siebie w czasie, innym razem cały ciężar będzie położony na research i eksplorację interesujących nas tematów.
W moim przypadku znalazłem dwa zastosowania Second Brain, dlatego rozwijam dwa projekty. Jak wspomniałem, jeden z nich ma formę cyfrowego ogrodu (Digital Garden), jest rozwijany w Obsidianie i jest dostępny publicznie. Natomiast drugi jest panelem Notion i skupia się na rzeczach, które w danej chwili są dla mnie ważne. Dobór narzędzi był definiowany głównie możliwością zaadresowania warunków brzegowych, związanych z dostępem do informacji oraz zastosowaniem automatyzacji do organizacji treści.
Na co dzień korzystam z panelu, w którym każdego dnia automatycznie pojawiają się treści, których potrzebuję. Dodatkowo niemal żadna informacja nie trafia do niego poprzez ręczne wpisanie, ponieważ dbają o to przeróżne automatyzacje.

• Alice: Posiada dostęp do każdego obszaru Second Brain z możliwością odczytu i zapisu treści. Przesłanie do niej wiadomości (również głosowej) pozwala na zarządzanie zadaniami, zdarzeniami, notatkami czy zasobami
• Feedly: Źródła pojawiające się na wybranych tablicach są opisywane z pomocą OpenAI i zapisywane w Notion. Mam także możliwość dopisywania ich ręcznie poprzez przypięcie do tablicy.
• Gmail: Wiadomości przypisywane do wybranych etykiet poprzez automatyczne filtry (lub ręcznie) zostają przeczytane, podsumowane i zapisane w Notion wraz z adresem kierującym bezpośrednio do poczty.
• Zencal: Jest połączony z moim kalendarzem, a ten z panelem Notion. Nowe wydarzenia zostają zapisane jako zadania o określonym statusie.
• Google Drive: Mam kilka katalogów do których trafiają dokumenty lub pliki na których mi zależy. Automatyzacja informuje mnie o ich pojawieniu się poprzez dopisanie w panelu wiadomości w sekcji "Heartbeat"
• Tally: Podobnie jak w przypadku Google Drive, posiadam kilka formularzy działających zawsze. Informacje o nowych wpisach pojawiają się w sekcji "Heartbeat"
• Stripe: Posiadam kilka kont na Stripe. Automatyzacja dwa razy dziennie aktualizuje wyniki finansowe moich projektów dodając informację o nich we wskazanym miejscu w panelu.
• Slack: Wiadomości oznaczone ⚡ zostają zapisane w moim panelu jako te, do których muszę wrócić. Poza ich treścią zapisywany jest także link kierujący bezpośrednio do wątku
• YouTube: Posiadam listę automatycznie obserwowanych kanałów, do których linki oraz podsumowanie pojawia się jako wpis "Watch Later".
• Arc: Podczas przeglądania stron www mogę zaznaczyć wybrany fragment i dzięki aplikacji Shortcuts przekazać go jako notatkę. Shortcuts pozwala mi także na nagranie notatki głosowej, która zostaje przetworzona przez AI i również zapisana w sekcji Notatek

Praktycznie wszystkie powyższe integracje są jednostronne. Oznacza to, że Second Brain jest dla mnie miejscem w którym raczej odczytuję treści, niż nimi zarządzam. Powodem jest fakt, że niemal zawsze potrzebuję skorzystać z nieco bardziej zaawansowanych funkcjonalności narzędzi, których nie mógłbym przenieść do Notion.

Zarządzanie

W moim Second Brain treści pojawiają się automatycznie, w wyniku zewnętrznych zdarzeń lub akcji, które wykonuję ręcznie, ale one także przechodzą przez serię scenariuszy. Całość dąży do tego, aby niemal całkowicie zdjąć ze mnie konieczność zarządzania panelem.
Automatyzacje są zwykle bardzo proste i ich zadaniem jest wyłącznie przechwycenie informacji z zewnętrznej usługi i zapisanie jej w Notion. Poniżej znajduje się scenariusz, który obserwuje jedną z etykiet na Gmail. Jeśli wiadomość zostanie odpowiednio oznaczona, to poniższa automatyzacja uruchomi proces zapisu, jednak to nie ten scenariusz odpowiada za faktyczne zmiany w Second Brain.

Za poszczególne sekcje dashboardu odpowiadają scenariusze takie jak ten poniżej. Jego zadaniem jest wyłącznie przechwycenie informacji, opisanie jej z pomocą GPT-4 oraz zapisanie w Notion. Dzięki takiej konfiguracji, logika odpowiedzialna za zarządzanie treścią znajduje się tylko w jednym miejscu i to z niej korzystają scenariusze podłączone do różnych innych usług. Jednocześnie sama logika pojedynczych automatyzacji pozostaje prosta, co również ułatwia ich budowanie oraz zarządzanie.

W zarządzaniu treścią pomagają nie tylko automatyzacje, ale także proste filtry Notion. Dzięki nim wpisy poszczególnych sekcji pojawiają się tam, gdzie tego potrzebuję oraz automatycznie znikają, gdy wybrane warunki zostają spełnione. Na podobnej zasadzie działają także scenariusze "sprzątające", których zadaniem jest uporządkowanie panelu zanim rozpocznę pracę (np. o 5:00 rano).

Z panelu "second brain" korzystam już kilka lat, jednak dopiero teraz praca z nim stała się szczególnie przyjemna. Powodem jest pojawienie się Dużych Modeli Językowych (LLM) i fakt, że mogę łatwo opisać reguły przyporządkowania treści. W ten sposób dodawanie nowych zadań nie wymaga ode mnie ręcznego definiowania wszystkich właściwości, ponieważ odpowiada za to AI. Oczywiście w niektórych sytuacjach mogę wprost powiedzieć / napisać czego oczekuję i zostanie to uwzględnione (np. zadanie konkretnej kategorii może być przypisane do innego projektu niż zwykle), jednak domyślnie nie wymaga to mojej uwagi. Od czasu do czasu pojawiają się przypadki, gdy jakaś treść zostanie niepoprawnie przypisana do daty czy priorytetu, jednak fakt, że korzystam z tego panelu samodzielnie sprawia, że nie stanowi to większego wyzwania.
Automatyzacje wykorzystujące AI mogą zarządzać praktycznie całym procesem organizacji wybranych treści. Potwierdza to jeden z moich scenariuszy, którego rolą jest zarządzanie moją listą zadań poprzez interpretowanie poleceń zapisanych językiem naturalnym. Co więcej dzięki obecności narzędzi pozwalających na automatyczną transkrypcję oraz zamianę tekstu na głos, możemy całkowicie zmienić sposób interakcji z komputerem, dokładnie tak jak pisałem w User Interfaces may change because "AI knows what we mean".

Zbierając to w całość, widzimy, że nie tylko wybór narzędzi oraz sposób ich organizacji jest istotny przy budowie Second Brain, ale także sposób, w jaki połączymy dane ze sobą oraz jaką rolę odegra w tym automatyzacja i AI.

Korzystanie

Zbudowanie Second Brain nie dostarczy nam praktycznie żadnej wartości o ile nie zaczniemy z niego korzystać. Wbrew pozorom nie jest to oczywiste, ponieważ jest to dodatkowe miejsce / aplikacja po którą musimy sięgać, a to wymaga wyrobienia sobie odpowiednich nawyków.
Zakładając, że stworzyliśmy nasz panel w Notion, najprostszym sposobem sięgania do niego, jest ustawienie go jako stronę startową w przeglądarce. Sam jednak korzystam z innego rozwiązania, wykorzystującego proste makro Keyboard Maestro, choć podobną akcję można utworzyć praktycznie w dowolnej aplikacji do automatyzacji pracy.

Makro otwierające Second Brain jest przypisane do dodatkowego przycisku na myszy oraz specjalnego gestu na trackpadzie (który można zdefiniować w aplikacji Better Touch Tool na macOS). Dzięki temu niezależnie od tego czy pracuję stacjonarnie czy mobilnie, mój panel jest dla mnie bardzo łatwo dostępny. Dodam tutaj, że różnicę robi mi korzystanie z przeglądarki Arc, która posiada opcję "Little Arc", dzięki której okno Second Brain wyświetla się niezależnie od działań, które aktualnie podejmuję. Przykładowo pisząc te słowa mogłem zerknąć do panelu bez konieczności przełączania się do innych aplikacji, co sprzyja utrzymaniu skupienia na aktualnie wykonywanym zadaniu.

Po wyrobieniu nawyku, korzystanie z panelu staje się częścią naszej pracy, jednak prędzej czy później zauważymy, że jego elementy przestają nam służyć lub nie pracują dla nas tak, jakbyśmy tego oczekiwali. Wówczas konieczne jest wprowadzenie zmian lub zbudowanie nowych funkcjonalności, na które zwyczajnie trzeba znaleźć czas.
Moja strategia polega na zaprojektowaniu Second Brain tak, aby składał się z małych, niezależnych od siebie modułów, które w razie potrzeby mogę łatwo wyłączyć lub wprowadzić w nich zmiany. Dodanie nowych elementów również nie wpływa na te, które już istnieją. Ostatnią rzeczą jest zarezerwowanie czasu w swoim kalendarzu na pracę nad narzędziami, które ułatwiają nam codzienność. Choć brzmi to banalnie to takie nie jest, ponieważ mówimy o kategorii zadań, które niemal nigdy nie są pilne i łatwo mogą zostać zastąpione przez te, które wymagają naszej uwagi natychmiast.
Należy także pamiętać o tym, że projekt taki jak Second Brain nie będzie nam dawać jednorazowo ogromnej wartości, co również może nie uzasadniać inwestycji czasu potrzebnej na jego zbudowanie. Korzyści wynikają tutaj z wielu małych aktywności, które szybko zaczynają się sumować, ale nie zawsze są widoczne na pierwszy rzut oka. Przykładowo fakt, że w danym momencie wyświetli nam się artykuł do którego normalnie byśmy nie wrócili, pozornie nie jest czymś szczególnie wpływającym na naszą pracę. Jeśli jednak w ten sposób w ciągu miesiąca przeczytamy 5-10 wpisów branżowych, to z dużym prawdopodobieństwem pozostaniemy na bieżąco w istotnych dla nas obszarach, co długoterminowo przekłada się na konkretne rezultaty.

Pierwszy krok

Koncepcja Second Brain praktycznie dla każdego wydaje się bardzo użyteczna, jednak nie na tyle, aby poświęcić czas na zdobycie wiedzy potrzebnej do jej wdrożenia. Nikt jednak nie powiedział, że od razu trzeba budować skomplikowany panel, zawierający wszystko czego potrzebujemy, zarządzany przez armię robotów. Z powodzeniem możemy zacząć od pierwszego, małego kroku, jakim może być zainstalowanie wymienionych przeze mnie narzędzi czy zapoznanie z kilkoma filmami na YouTube na ten temat.
Ostatecznie jednak konieczne będzie posiadanie wiedzy na temat:

• Automatyzacji (Zapier / Make)
• Notion (lub innej aplikacji na którą się zdecydujemy)
• HTTP i API oraz pracy z dokumentacją
• Podstaw pracy z Dużymi Modelami Językowymi (np. GPT-4)

Materiały związane z wymienionymi tematami można znaleźć bezpośrednio na eduweb.pl. Natomiast więcej bezpośrednio na temat Second Brain powiem podczas nadchodzącego wydarzenia z okazji Programu Noworocznego "Jak stworzyć swój cyfrowy, drugi mózg?", który odbędzie się już jutro, 18 grudnia o 19:00. Tutaj można się zapisać: Dodaj do kalendarza

• Koncepcja Second Brain
• Przegląd możliwości i narzędzi
• Organizacja dzięki automatyzacji oraz AI
• Pierwsze kroki