Potencjał Notion z AI i Automatyzacją

Notion to obecnie jedna z najbardziej popularnych aplikacji. Nie rzadko zestawiana w jednej linii z Evernote, Obsidianem czy Logsdeq. Myślę, że do pewnego stopnia, takie porównanie ma sens. Jednak Notion, bardzo wyróżnia się na tle pozostałych. Pokażę Ci co dokładnie mam na myśli, na przykładzie technik, które sprawdzają mi się w dosłownie każdym z moich projektów, a także moim codziennym funkcjonowaniu.
Przekonasz się, że Notion to nie tylko "ciekawa aplikacja do Notowania", ale narzędzie w którym możesz zorganizować całą swoją pracę. Jeżeli w tym momencie spodziewasz się rozbudowanych paneli, których tworzenie zajmie Ci tygodnie, to możesz się pozytywnie zaskoczyć.

Koncepcje Notion

Zakładam, że znasz już Notion oraz jego podstawowe funkcje i przejdę do konkretów, zaczynając od najważniejszych koncepcji, które warto rozumieć. Zawsze gdy wchodzę w nowy dla mnie temat, skupiam się właśnie na nich — na fundamentalnych zasadach, w oparciu o które mogę budować rozwiązania dostosowane do mnie i moich potrzeb. Nie korzystam z gotowych szablonów (ale doceniam pracę ludzi, którzy je tworzą) oraz unikam rozbudowanych struktur, którymi trudno jest mi później zarządzić. Swoboda jaką daje Notion sprawia, że łatwo dość do momentu w którym poświęcamy więcej czasu i energii na organizację treści, niż na faktyczne korzystanie z nich.

Bloki
W Notion wszystko jest "blokiem", posiadającym własny identyfikator oraz określone cechy wpływające na sposób w jaki wyświetlane są w nim informacje. Szczególnie istotne jest to, że wewnątrz bloku, możemy przechowywać także inne bloki, tworząc zagnieżdżenia. Za każdym razem gdy dodajesz do Notion nową treść: tekst, nagłówek, obrazek, listę, tabelkę czy embed (osadzony link), tworzysz blok. Możesz je przesuwać i organizować między sobą.
Treści tekstowe pisane w Notion wykorzystują częściowe wsparcie dla składni Markdown (różnice znajdziesz tutaj). Dla mnie jest to szczególnie ważne, ponieważ, jak być może wiesz, piszę teksty w edytorze iA Writer (bezpłatna, dobra alternatywa to uFocus). Napisany tekst kopiuję i wklejam bezpośrednio do Notion lub korzystam z opcji "Import", wgrywając plik z rozszerzeniem .md.
Z praktycznego punktu widzenia, pisanie z wykorzystaniem bloków, praktycznie nie jest odczuwalne podczas pisania. Zaczyna być widoczne dopiero w chwili gdy próbujesz zaznaczyć napisany tekst, wówczas bloki zaczynają być zauważalne a momentami nawet staje się to uciążliwe. Bloki posiadają także szereg zalet, o których powiem za chwilę.

Strony
Strony to kolejna koncepcja Notion. Można o nich myśleć jak o plikach, które mogą być organizowane w katalogi i posiadać odnośniki do siebie nawzajem. Podobnie jak bloki, strony posiadają swoje identyfikatory i mogą być przenoszone w Twojej całej przestrzeni Notion.
Strony mogą posiadać także swoje cechy (np. uprawnienia dostępu czy podłączone integracje). Jest to szczególnie istotne w kontekście wykorzystania pełni możliwości Notion. Przykładem może być sprawienie aby zaznaczony fragment tekstu, trafił do ustalonego przez Ciebie miejsca, lub pojawił się jako nowy blok.

Bazy
Jeżeli znasz Airtable, to bazy w Notion możesz traktować niemal dokładnie w ten sam sposób. Istotną różnicą jest fakt, że wpis w bazie, to Strona, posiadająca określone przez Ciebie cechy oraz swoją główną treść. Inaczej mówiąc: Baza to zestaw Stron, których cechy to kolumny tej bazy. Każda z nich posiada swój unikatowy identyfikator. Dobrą praktyką jest także zachowanie ich unikatowych nazw.
Informacje przechowywane w ten sposób możesz dowolnie filtrować, grupować i sortować. Podobnie jak w Airtable jest też opcja widoków, zmieniająca sposób wyświetlania danych z bazy. Możesz wykorzystać ten fakt do osadzania "odnośników" do głównej bazy, w kilku różnych miejscach (nawet na różnych Stronach).

Przykładem może być moja baza z prostą listą zadań. Poniżej wygląda to tak, jakbym miał dwie bazy. Jedną z zadaniami "Daily Win" a drugą z pozostałymi. W praktyce jest to jedna baza, z dwoma widokami do których odnoszę się w dwóch miejscach:

Wystarczy, że jedno z zadań zostanie oznaczone jako "Daily Win" i natychmiast zostanie "przeniesione" do bazy znajdującej się na górze. Dzięki temu nie muszę dbać o ręczne przenoszenie informacji, ponieważ organizują się same, na podstawie filtrów.
Zwróć też tutaj uwagę na prostą strukturę kolumn. Zadanie, status, deadline. Nic więcej. Nawet nazwa projektu i priorytet zapisane są bezpośrednio w treści zadania a nie samej kolumnie. Co więcej, zadania i priorytet przyporządkowane są automatycznie przez GPT-3, dzięki integracji stworzonej w make.com

Ja tylko muszę wpisać zadania, a przyporządkowanie do projektu odbywa się automatycznie. Przykładowo jeżeli wpiszę "Napisz newsletter o Notion" to GPT-3 "domyśli się", że chodzi mi o eduweb. Ale jeżeli jest to newsletter o sprzedaży, to GPT-3 przypisze zadanie do easy_.
Jeżeli na ten moment nie wykorzystujesz baz lub robisz to wyłącznie w podstawowej formie, przejdź do Notion i spróbuj stworzyć nową bazę, z widokami i filtrami. Następnie osadź odnośniki do tych widoków w różnych miejscach, wykorzystując polecenie /linked (view of database):

API
Obecnie Notion posiada także bardzo dobre API, oferując możliwość integracji za pośrednictwem własnych aplikacji czy scenariuszy automatyzacji tworzonych w Notion. Już teraz mamy praktycznie pełną kontrolę nad Stronami oraz Blokami (i tym samym bazami danych).

Organizacja informacji

Każdy mój projekt znajduje się w oddzielnym Workspace. Posiadam także Workspace tylko dla siebie i wszystkich swoich danych.

To w mojej prywatnej przestrzeni, znajduje się także mój "Second Brain", czyli specjalny panel, podłączony do wielu scenariuszy make.com (i nie tylko). W efekcie mam tutaj zebrane wszystkie moje zadania, szybkie notatki, statystyki przychodów, wydarzenia ze wszystkich kalendarzy i najważniejsze wiadomości z wielu kont gmail.

Elastyczność Notion jest dla mnie największą zaletą. Przy zachowaniu minimalistycznej struktury i unikania zagnieżdżeń, otrzymuję idealnie dostosowane do mnie miejsce, gromadzące (automatycznie) wszystkie informacje, których w danej chwili potrzebuję.
Oczywiście nie wszystkie strony na jakich pracuję, są zbudowane w taki sposób. Przykładowo opis Design Maestro to zwykła, jednokolumnowa strona, zawierająca tekst oraz filmy. Dokładnie to, co widzisz poniżej, trafia do osób, które pobiorą opracowaną przez nas paczkę makr. Zamiast kodować stronę lub tworzyć dokumenty PDF z instrukcją, wykorzystałem Notion i udostępniony publicznie link.

Takie zastosowanie Notion nie jest szczególnie wyjątkowe. Wiele firm decyduje się na prowadzenie z jego pomocą, całej dokumentacji dostępnej dla klientów. Raczej odradzałbym to w przypadku dokumentacji rozbudowanych produktów ale tylko ze względu na to, że są lepsze rozwiązania jak chociażby Protocol czy wykorzystywany przeze mnie, nieco w innym celu, Vitepress, gitbook czy wiele innych.

Struktura danych

W Notion i podobnych aplikacjach, szczególnie istotna jest struktura. Chociaż w sieci dostępnych jest mnóstwo szablonów i technik, zawsze sprawdza się u mnie jedna ścieżka — najprostsza, jak tylko możliwe (ale nie prostsza). Naturalnie nie wiem, czy sprawdzi się także u Ciebie. Jednak w moim przypadku, menu boczne jest praktycznie "płaskie", wyłączając pojedyncze sytuacje, które wymagają ode mnie stworzenia dodatkowego zagnieżdżenia.
Każda ze stron posiada swoją ikonkę a te, z których korzystam najczęściej, mają także zdjęcie w tle:

Są to małe, ale bardzo istotne detale, które wpływają na podniesienie ogólnej estetyki dokumentów. Jest to dla mnie szczególnie istotny aspekt, aczkolwiek nie spędzam zbyt wiele czasu na zastanawianiu się, która ikonka i kolor będą idealnie pasowały do konkretnego dokumentu. Nie rzadko stosuję też wątek humorystyczny, ale w tym mistrzem jest Grzegorz. Zbiór naszych pomysłów, oznaczył tak:

Dbanie o detale i porządek jest szczególnie istotne przy organizacji dokumentów. Zawsze nowe wpisy w Notion rozpoczynam od wyboru zwięzłego tytułu, bezpośrednio opisującego to, o czym jest dokument. Odgrywa to ważną rolę w kontekście wyszukiwarki, która w Notion działa świetnie, o ile tytuły naszych dokumentów mają sens.

Minimum dyscypliny przy tworzeniu nowych dokumentów wystarcza, aby korzystanie z wyszukiwarki Notion było skuteczne w zdecydowanej większości przypadków.

Struktura treści

Jak już pokazywałem, w niektórych sytuacjach zamieniam strony Notion na panele składające się z różnego rodzaju bloków, baz danych, zestawów linków czy widoku kalendarzy. Innym razem jest to zwykły tekst.

Niezależnie od ścieżki, zawsze dbam o to aby tworzony dokument zachował swoją przejrzystość. Nawet takie drobne detale, jak zastosowanie koloru tła, zmiana koloru tekstu, pogrubienia czy dodanie emoji, mają ogromny wpływ na całokształt.

Przykładowo w ten sposób wygląda fragment rozpiski zakresu tematycznego, dla jednego z realizowanych przeze mnie kursów:

Już w pierwszej chwili widzę jasny podział treści. Rozwijane bloki zwiększają czytelność bardzo długiej listy a podkreślenia słów kluczowych, pozwalają szybko odnaleźć je wzrokiem. Na samym dole widać jeszcze podświetlony blok, do którego został dodany komentarz. Wspólna praca nad dokumentami jest dla mnie niesamowicie ważna, ale z pewnością nie jest to najmocniejsza strona Notion.

Czytelne formatowanie treści dokumentów wymaga dobrej znajomości możliwości Notion (np. podświetlania tekstu) oraz sprawnego posługiwania się skrótami klawiszowymi. Ich pełną listę znajdziesz tutaj. Chociaż część z nich dostępna jest w aplikacji desktopowej a nie przeglądarce, to i tak korzystam z tej drugiej opcji. Możliwość pracowania z Notion bezpośrednio w przeglądarce, jest dla mnie największą wartością. Praktycznie nie korzystam z aplikacji mobilnej, aczkolwiek mam ją na swoim telefonie. Nie pamiętam jednak, kiedy ostatni raz ją włączyłem. Powodem jest chęć ograniczenia korzystania z telefonu do minimum oraz fakt, że na komputerze jestem w stanie zrobić wszystko, nieporównywalnie szybciej i wygodniej. Poza tym do szybkiego zapisywania różnych informacji z poziomu telefonu (np. notatek), i tak wykorzystuję makra Shortcuts, bez potrzeby otwierania aplikacji mobilnej Notion.

Kopia zapasowa

Jedno z pytań, które dość często pada w kontekście Notion, dotyczy kopii zapasowych, na wypadek awarii serwerów. W praktyce, są tylko pojedyncze sytuacje w których przechowuję w Notion dane, których nie ma w żadnym innym miejscu. Mój Second Brain to w zasadzie agregator treści z innych usług. Dłuższe treści piszę w iA Writer i są one przechowywane także na iCloud a w dodatku, niemal wszystkie z nich są publikowane, chociażby na Ahoy. A z ewentualną utratą reszty, jestem pogodzony.
Jeżeli jednak przechowujesz ważne dla siebie dane w Notion to z pewnością dobrym pomysłem będzie przygotowanie automatyzacji tworzących kopie zapasowe w zewnętrznych usługach. Niestety przygotowanie takich scenariuszy nie jest proste (ale możliwe), o czym powiem za chwilę.

AI Notion

Notion posiada wbudowane funkcje AI, umożliwiające generowanie i edycję tekstu. Sam nie wykorzystuję jej w ogóle, ze względu na to, że znacznie lepiej sprawdza mi się makro dające mi dostęp do GPT-3 z dowolnego miejsca na moim komputerze. Zestaw gotowych makr oraz opisy, opisałem w e-booku "Codzienność z GPT-3", który znajdziesz tutaj. Premierowa lista makr to:

• Makro Shortcuts (iOS/macOS) i skrypt Autohotkey (Windows), dzięki którym GPT-3 będzie dostępny dla Ciebie wszędzie
• Tłumaczenie z GPT-3 (uwzględniające ton i kontekst)
• Podsumowania tekstu (w różnych formach)
• Poprawianie gramatyki i czytelności (również po polsku)
• Modyfikowanie dużej ilości tekstu
• Dodawanie szybkich notatek z GPT-3
• Szybkie dodawanie zadań z GPT-3 i Make.com
• Zapisywanie i kategoryzowanie adresów URL z GPT-3 i Make.com
• Nauka z GPT-3, np. idiomów angielskich
• Generowanie formuł i fragmentów kodu, np. JavaScript
• Makra odpowiadające na konkretny temat
• Hey GPT-3 — zapytaj GPT-3 o cokolwiek i usłysz odpowiedź
• Techniki pracy z dużą liczbą makr Shortcuts

Oczywiście nie wyklucza to wykorzystania Notion AI, jednak sam zdecydowanie częściej sięgam po moje własne makra, w pełni dostosowane do moich potrzeb. Sam sposób działania jest taki sam, ale wynik bardziej dopasowany do mnie. Jeżeli znasz już GPT-3 i potrafisz budować prompty, powyższa lista może stanowić dla Ciebie źródło inspiracji.

Proste integracje

Najważniejszym dla mnie elementem Notion jest API oraz moduł dostępny na platformie make.com. Dzięki nim, moje dokumenty i bazy danych, nie rzadko zawierają dane, których nie wprowadzam samodzielnie (a przynajmniej nie wpisuję ich ręcznie). Konkretnie z pomocą makr Shortcuts oraz scenariuszy automatyzacji, łączę się z zewnętrznymi usługami (Google Calendar, Gmail, Feedly, Stripe, itd...) i wybierając tylko istotne dla mnie informacje, przekazuję je do Notion.
Przykładem jest wspomniany "second brain", do którego trafiają m.in. artykuły, które zapisuję do przeczytania. Wykorzystuję w tym celu dwa scenariusze:

• pierwszy przyjmuje adres do strony przesłany przez makro Shortcuts, dzięki czemu jednym skrótem klawiszowym dodaję sobie artykuł do Feedly

• drugi "obserwuje" tablicę Feedly i zapisuje nowe wpisy do Notion

Dlaczego tak? Ponieważ gdy odwiedzam Feedly, trudno jest mi się oderwać. Natomiast w Notion zwracam uwagę tylko na te najważniejsze artykuły. Jednocześnie przygotowanie tych dwóch scenariuszy nie kosztowało mnie zbyt wiele czasu a pracują dla mnie od wielu miesięcy.

To samo robię z szybkimi notatkami, aczkolwiek w tym przypadku nie ma pilnej potrzeby tworzenia własnych makr, ponieważ rozszerzenie Notion Web Clipper sprawdza się całkiem dobrze. Sam jednak wolę mieć większą kontrolę i możliwość zapisywania notatek także z telefonu. Dlatego wykorzystuję Shortcuts i scenariusz make.com.

Samym zapisaniem notatki zajmuje się M.O.N.D.A.Y (Avatar AI z którą pracuję). Dlatego po wciśnięciu skrótu klawiszowego, zawartość mojego schowka jest przesyłana do make.com z pomocą webhooka:

Mój scenariusz wygląda tak, jak widać poniżej. Zawartość schowka dzielona jest na fragmenty, a także generowany jest dla nich tytuł. Dane trafiają do Airtable (czyli pamięci M.O.N.D.A.Y). Dzięki temu później mogę ja po prostu o nie zapytać.

Zapisanie danych w Airtable uruchamia także kolejny scenariusz, odpowiedzialny za wpisanie informacji do konkretnej sekcji mojego second-brain.

Dla przykładu, zaznaczyłem ostatnie zdanie i skrótem, uruchomiłem makro aby przekazać je natychmiast, bez otwierania Notion, do mojego dashboardu:

Każda kolejna notatka zostanie zapisana poniżej tego tekstu a raz dziennie, kolejna automatyzacja będzie pobierać treść całego bloku i przenosić go do strony Quick Notion Notes, odpowiednio tagując i grupując.

Jeżeli dopiero zaczynasz poznawać możliwości automatyzacji, Twoje scenariusze mogą być bardzo proste. Np. szybkie notatki możesz po prostu wpisywać do utworzonej bazy danych w taki sposób:

Początkowo może nie być powodu aby jakkolwiek komplikować cały proces. Pamiętaj, że moje automatyzacje przeszły już wiele iteracji i zmian.

Ograniczenia API i rozwiązania

W kontekście API Notion, zdarzają się jednak pewne ograniczenia, w tym jedno, szczególnie rażące. Wspominałem że treść Strony Notion, składa się z pojedynczych bloków. I chociaż w Make.com możesz pobrać treść Strony, to otrzymasz ją w formie listy bloków. Aby automatycznie wyeksportować całą zawartość strony, musisz "skleić" wszystkie bloki, uwzględniając ich odpowiednie typy. Co gorsza, dokładnie to samo musisz robić w drugą stronę.

Jest to uciążliwe do tego stopnia, że sam posiadam własną usługę, która ułatwia mi to zadanie. Niestety w tym przypadku niemal niezbędne staje się programowanie i skorzystanie chociażby z Martian: Markdown to Notion Parser oraz Notion to Markdown. Do wystawienia dodatkowych funkcji możesz skorzystać z Netlify Functions o których konfiguracji wspominałem przy okazji jednego z wpisów serii "overment labs" na Ahoy! Z ich pomocą np. pobieranie całej zawartości strony Notion, może być ograniczone do jednego modułu HTTP w make.com. Przykładowo Newsletter eduweb.pl powstaje w Notion. Z pomocą makra Shortcuts przesyłamy link do Strony bezpośrednio do scenariusza Make, gdzie odczytywana jest treść oraz budowany szablon HTML newslettera.

Shortcuts o którym wspominam, pyta o link do Notion (mam też wersję w której link pobierany jest automatycznie z przeglądarki), a następnie z pomocą wyrażeń regularnych wyciąga z nich identyfikator Strony, przesyłając go do make.com

Standardowo w temacie wyrażeń regularnych, odsyłam do mojego warsztatu na eduweb oraz zachęcam do skorzystania z GPT-3 do ich generowania. Nadal warto zobaczyć warsztat aby rozumieć główne założenia Regex.

To co widzisz powyżej, jest złożoną automatyzacją Notion i pokazuję Ci ją aby zbudować świadomość możliwości uwzględniających makra Shortcuts, automatyzacje w Make.com a także własne serwisy.

Od czego zacząć?

Jeżeli znasz make.com, Shortcuts i Notion, wszystko co napisałem powyżej, może być dla Ciebie inspiracją do zaprojektowania własnych dashboardów oraz integracji. W przeciwnym razie, potrzebujesz zacząć od poznania Notion. Najkrótszą drogą będzie sięgnięcie po warsztaty Grzegorza Roga na eduweb.pl. Znajdziesz tam zarówno wprowadzenie do Notion, jego techniki pracy a także wyjaśnienie zaawansowanych koncepcji związanych z bazami danych, czy wprowadzeniem do API.

Grzegorz wprowadzi Cię w temat od absolutnych podstaw:

Aby wykorzystać pełen potencjał Notion, wprost nie możesz myśleć o tym narzędzi wyłącznie jako edytorze tekstu, posiadającym kilka ciekawych funkcji. Ta aplikacja rozwija swoje skrzydła dopiero w połączeniu z automatyzacjami oraz makrami. Nie próbuj jednak od razu zautomatyzować wszystkiego, co przyjdzie Ci do głowy. Zacznij od prostych integracji, które małymi krokami zaczną usprawniać Ci pracę, zwiększać skupienie i sprawią, że Notion stanie się Twoim "centrum operacyjnym" dla całej Twojej codzienności.